CONDITIONS GENERALES DE VENTE : GROUPES & EVENEMENTS

 

 

1. CHAMPS D’APPLICATION

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent à toutes nos offres, travaux, prestations et services.

 

Toute offre acceptée par le client et confirmée par l’hôtel implique l’acceptation pleine et entière des présentes conditions générales de vente. Elles prévaudront, le cas échéant, sur tout autre version et sur les propres conditions générales d’achat ou autre du client.

 

Les présentes conditions générales et dispositions mentionnées sur l’offre transmise au client forment un ensemble contractuel et constituent l’intégralité des relations contractuelles intervenues entre les parties.

 

1. OFFRES

Les offres communiquées par Les Sorbiers au client ont une durée de validité limitée. Sans confirmation écrite du client au plus tard le dernier jour de la période de validité indiquée sur l'offre, l'offre est considérée comme annulée et caduque.

 

L’offre est considérée comme acceptée par le client lorsqu'elle est renvoyée signée pour approbation à Les Sorbiers, à l'adresse électronique mentionnée sur l'offre et que l'acompte est payé.

 

Une fois acceptée, l'offre est contraignante pour les deux parties.

 

Dans l'hypothèse où, pendant la période de validité de l'offre, Les Sorbiers reçoit une demande d'un tiers pour mettre à disposition, à la même date, le même espace événementiel que celui faisant l'objet de l'offre non encore acceptée, Les Sorbiers en informe le Client qui dispose alors d'un délai de 48 heures pour signer prioritairement l'offre. Passé ce délai, Les Sorbiers est libre de contracter avec le tiers intéressé.

 

1. TARIFS

Tous les tarifs sont libellés en euros, TVA comprise.

 

Les tarifs sont sujet à modification sans préavis et de faute d’impression.

 

1. CONDITIONS DE RESERVATION

Après réception de votre confirmation, vous recevez une invitation à payer un premier acompte de 30% sur base d’une facture proforma. Ce n’est qu’après la réception de cet acompte que l’événement est définitivement réservé.

 

Si l’acompte n’est pas versé à temps, l’hôtel se réserve le droit d’annuler la réservation.

 

1. CONDITIONS D’ANNULATION

Toute annulation de l’événement doit être notifié par écrit à l’adresse e-mail : bonjour@lessorbiers.com.

 

En cas de résiliation-résolution du contrat par le client, il sera dû à l’hôtelier une indemnité forfaitaire portée à :

• 0% du montant total de l’offre si l’annulation intervient plus de 60 jours avant l’événement.

• 30% du montant total de l’offre si l’annulation intervient entre 59 et 30 jours avant l’événement.

• 60% du montant total de l’offre si l’annulation intervient entre 29 et 15 jours avant l’événement.

• 100% du montant total de l’offre si l’annulation intervient moins de 14 jours avant l’événement. Si ce montant n'a pas encore été facturé/payé dans son intégralité, le client devra payer (le solde de) l'indemnité dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la date à laquelle il a été invité à le faire.

 

1. MODIFICATION DE LA DATE DE L’EVENEMENT

Si le client souhaite modifier la date de l'événement, et pour autant que la nouvelle date se situe dans les 3 mois (avant ou après) de la date choisie dans le cadre de l'offre initiale, il doit adresser sa demande par écrit à bonjour@lessorbiers.com.

 

Cette modification se fait sans indemnité sous réserve que Les Sorbiers ait pu mettre l'espace événementiel et les chambres à la disposition d'un autre client à la date initialement convenue et dans la limite des disponibilités de Les Sorbiers.

 

A défaut, le client sera redevable d'un forfait équivalent à 30% du montant total TTC de l'Offre si la modification demandée intervient à moins de 60 jours avant la date de mise à disposition du service.

 

Si la décision de modification de l'offre intervient entre 59 et 15 jours avant l’événement, le client sera redevable d'une indemnité forfaitaire de 30% du montant de l'offre. Dans ce cas, le client renonce à l'acompte versé à Les Sorbiers à titre de dédommagement si l'acompte a déjà été versé. Si l'acompte n'a pas encore été payé au moment de l'annulation de l'événement, le client devra payer l'indemnité dans les 10 jours ouvrables suivant la demande.

 

A moins de 15 jours de l’événement, la date ne peut être modifiée. Le client sera redevable d'une indemnité égale à 100% du montant de l'offre. Si ce montant n'a pas encore été facturé/payé dans son intégralité, le client devra payer (le solde de) l'indemnité dans les 10 jours ouvrables suivant la demande qui lui en a été faite.

 

1. MODIFICATION DU NOMBRE D’INVITES/PARTICPANTS

Toute modification de l’événement doit être notifié par écrit à l’adresse e-mail : bonjour@lessorbiers.com.

 

Le nombre de participants final doit être communiqué au plus tard 7 jours avant l’événement. Ce nombre peut diverger de maximum 15% du nombre d’invités/participant confirmés dans l’offre. Toute annulation au-delà de 15% du nombre d’invités/participants confirmés dans l’offre est facturée  à 100%.

 

1. FACTURATON, DELAIS ET CONDITIONS DE PAIEMENT

 

L'adresse de facturation et l'identité du destinataire de la facture doivent être indiquées lors de la confirmation.

 

Après réception de votre confirmation, vous recevez une invitation à payer un premier acompte de 30% sur base d’une facture proforma. Ce n’est qu’après la réception de cet acompte que l’événement est définitivement réservé. Vous payerez un deuxième acompte de 30% de l’offre 2 semaines avant le début de l’événement.

 

La facture finale vous est envoyée après l’événement. Le solde est payable au plus tard 10 jours après la réception de celle-ci. Le solde sera calculé en fonction du nombre de participants communiqué au plus tard 7 jours avant l’événement.

 

Toutes nos factures sont payables au comptant, sauf mention contraire sur notre compte, en mentionnant votre référence d’offre et la date de votre événement.

               

Toute réclamation relative à une facture devra être transmise au plus tard 5 jours calendrier de sa date d’émission par e-mail adressé à : bonjour@lessorbiers.com

 

Tout non-paiement total ou partiel dû à l’expiration de l’échéance entraînera une majoration, de plein droit et sans mise en demeure préalable d’un intérêt de retard de 1% par mois, tout mois commencé étant dû en entier. Le solde impayé sera également majoré de 10% avec un minimum de 125€, et ce, à titre d’indemnité forfaitaire.

 

Tout rappel envoyé au client qui n’a pas réglé l’intégralité de sa facture pourra être facturé 12.50€ par courrier envoyé, sans préjudice d’éventuels frais d’huissier également à charge du client.

 

1. FORCE MAJEURE

En cas de force majeure ou d'événement imprévisible et indépendant de sa volonté (tels que, sans que cette liste soit limitative : cas fortuit, guerre, autorité gouvernementale, terrorisme, catastrophe, grève, troubles civils, réduction des transports ou des moyens de transport ou toute autre urgence ou cas de force majeure) Les Sorbiers est libéré de ses obligations, sans que cela ne donne lieu à une indemnisation. Toutefois, Les Sorbiers s'engage à informer le client par tous les moyens possibles afin de limiter les dommages éventuels.

 

1. RESPONSABILITE ET ASSURANCES

Le client est responsable de tous les dommages causés aux espaces mis à disposition et au bâtiment. Le client est également responsable des dommages causés aux tiers par son personnel, ses fournisseurs, ses sous-traitants ou toute personne introduite dans le bâtiment par le client. Le client est également responsable de tous les dommages causés aux véhicules, à l'infrastructure et aux personnes dans les environs de l'espace événementiel ou dans et autour du parking mis à disposition. En cas de perturbation de séjour des tiers personnes présentes sur le domaine causée par le client et ses invités lors de l’événement, le client est responsable de tout dédommagement ou compensation octroyé par l’hôtel.

 

1. RECLAMATIONS & LITIGES

Toute contestation ou réclamation doit être adressée à l’hôtel par écrit via courrier recommandé avec accusé de réception dans un délai de maximum 8 jours après la fin de l’événement. Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être satisfaite. Les tribunaux de Namur sont seuls compétents.

 

1. GDPR

Les Sorbiers respecte le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (Règlement général sur la protection des données ou RGPD) ainsi que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. En conséquence, Les Sorbiers s'engage à protéger et à assurer la confidentialité de toutes les informations personnelles collectées via le site web ou communiquées par le client lors de contacts par e-mail, lors de réservations, ou par tout autre moyen.